Como controlar o caixa no sistema

O controle de caixa é uma das rotinas mais importantes da gestão financeira. Ele permite acompanhar, em tempo real, tudo o que entra e sai do caixa da empresa, evitando erro, desvios e surpresas no fechamento do dia.

Assista ao vídeo tutorial e veja como fazer o controle de caixa corretamente no sistema.

Quando bem utilizado, o controle de caixa garante mais organização, segurança e clareza sobre a movimentação financeira diária.

Saiba mais: O que é regime de caixa? Entenda como funciona 

O que é o controle de caixa

O controle de caixa é o acompanhamento detalhado de todas as movimentações financeiras realizadas em um caixa específico, considerando entradas, saídas, abertura e fechamento.

Como controlar financeiro 

Conceito de controle de caixa

Na prática, controlar o caixa significa registrar cada valor movimentado durante o dia, seja por vendas, recebimentos, sangrias ou outras saídas. Tudo precisa estar documentado para que o saldo final seja fiel à realidade.

Importância do controle de caixa para a gestão financeira

Um bom controle de caixa ajuda a:

✔ Evitar divergências financeiras

✔ Identificar erros rapidamente

✔ Garantir transparência nas operações

✔ Apoiar decisões financeiras mais seguras

Sem esse controle, a empresa perde visibilidade sobre o dinheiro que realmente circula no dia a dia.

Onde acessar o controle de caixa no sistema

O sistema disponibiliza uma área específica para gerenciar os caixas, facilitando o acompanhamento das movimentações.

Caminho do menu no sistema

O acesso ao controle de caixa pode ser feito pelo menu "Financeiro" > "Opções Auxiliares" > "Caixas". 

Na tela "Caixas", você tem acesso a todas as informações dos caixas. Clique no botão “Abrir Caixa”.

Tipos de caixa disponíveis

O sistema permite trabalhar com diferentes tipos de caixa, como:

→ Caixa individual por usuário

→ Caixa por ponto de venda

→ Caixa compartilhado entre operadores

Essa flexibilidade ajuda a adaptar o controle à realidade do negócio.

Como funciona o controle de caixa no dia a dia

O controle de caixa segue um fluxo simples: abertura, movimentações e fechamento.

Abertura de caixa

A abertura de caixa marca o início das operações financeiras do dia.

Veja: Abertura de caixas

Informações registradas na abertura

Na abertura, são informados dados como:

→ Valor inicial do caixa

→ Data e horário

→ Usuário responsável

Essas informações servem como base para todas as movimentações do dia.

Entradas no caixa

As entradas representam todo valor que entra no caixa durante o expediente.

Tipos de entradas registradas

Entre as principais entradas estão:

✔ Vendas realizadas no PDV

✔ Recebimentos de clientes

✔ Notas fiscais do consumidor

✔ Entrada de Reforço: Como adicionar reforço ao caixa?

Saídas do caixa

As saídas correspondem aos valores retirados do caixa durante o dia.

Veja também: Como realizar sangria em um caixa? 

Tipos de saídas registradas

As saídas mais comuns são:

✔ Sangrias: Como realizar sangria em um caixa?

✔ Pagamentos diversos

✔ Ajustes operacionais autorizados

Todas as saídas ficam registradas para conferência no fechamento.

Fechamento de caixa

O fechamento de caixa encerra oficialmente as movimentações do período.

Quando realizar o fechamento

O fechamento deve ser feito ao final do expediente ou sempre que o caixa deixar de operar, garantindo que os valores estejam corretos.

Para fechar o caixa vá até o menu de "Caixas", em seguida na coluna de ações clique em "Fechar Caixa" no ícone vermelho.

Coluna de Ações 

Na coluna "Ações", você pode visualizar o caixa pela lupa azul, imprimir as informações no ícone laranja, fechar o caixa no ícone vermelho e acessar "Mais Ações" pelo ícone verde. Nessa opção, é possível fechar o caixa, realizar sangria e reforço e visualizar os lançamentos no financeiro.

Conferência de valores

Nesse momento, o valor físico em caixa é comparado com o saldo registrado no sistema.

Tratamento de sobras e faltas

Caso haja diferença, o sistema permite registrar sobras ou faltas, mantendo o histórico e facilitando auditorias futuras.

Veja mais: Fechamento de caixa descomplicado e eficaz em apenas 4 passos 

Fluxo de Caixa

O Fluxo de Caixa permite acompanhar, de forma clara e objetiva, todas as entradas e saídas financeiras do período selecionado. Nessa tela, você visualiza o saldo atual, o saldo final previsto e a relação entre pagamentos e recebimentos, facilitando o controle financeiro e a tomada de decisões. Além disso, é possível alternar entre diferentes visões, como resumo, diário, estatísticas e demonstrativo, aplicar filtros por período e exportar os dados para análise externa.

Esse menu pode ser acesso por duas formas: 
→ Dentro do menu de "Caixas", acessando "Mais ações" e "Ver no financeiro". 
→ Acesse "Financeiro" > "Fluxo de caixa".

Histórico de caixas

O histórico permite consultar caixas já fechados, facilitando revisões, conferências e análises financeiras. Para acessar, vá em "Financeiro" > "Caixas", onde fica disponível a listagem de todos os caixas já registrados no sistema.

Boas práticas para controle de caixa

Alguns cuidados fazem toda a diferença na rotina financeira.

Organização e conferência diária

✔ Realize o fechamento diariamente
✔ Confira valores com atenção
✔ Registre todas as movimentações

Definição de responsáveis pelo caixa

Definir quem pode operar o caixa reduz erros e aumenta a segurança.

Veja também

O que é fluxo de caixa e como implementar

Como adicionar valor de reforço em um caixa? 

O que é frente de caixa (PDV) e quais os benefícios?